日前，教育部留学服务中心发布了留学人员档案管理的新模式。自2024年起，在教育部留学服务中心档案管理处申请出国或者出境存档的留学人员可从毕业学校直接转档至教育部留学服务处。这一变化进一步简化了档案调转手续，提高了留学生档案管理的效率。
人事档案是反映个人政治面貌、道德品行、学习工作经历、专业素养、工作实绩、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的历史记录材料，对学生而言十分重要。
教育部留学服务中心提醒留学生出国留学前应先办理存档手续。为了引导留学人员规范存档并归档留学经历，教育部留学服务中心留学人员档案管理处结合“互联网+留学服务”模式，为留学人员提供档案管理服务，学子可以全程在线办理。档案管理处的服务对象为即将或正在国外或者境外就读且国内无工作经历的留学人员。
留学生档案调转流程如下：
首先，使用者需登录网站教育部留学服务中心网上服务大厅，在“出国(境)存档”栏目在线申请开具调档通知单;
接着，使用者持调档通知单进行档案调转，如有需要可以通过机要快递或中国邮政EMS快递寄送档案至教育部留学服务中心;
最后，教育部留学服务中心留学人员档案管理处会对档案材料进行审核与存档。
自费出国(境)留学人员档案存放的特别提示
各位留学人员：
您可将档案存放在我中心，也可将档案存放在户籍所在地的档案保管机构，这对于留学人员学成回国后办理学历学位认证、就业报到证、在京落户等各项手续没有任何影响。且“应届生”的身份与档案存放地无关。
教育部留学服务中心档案室
01 留服中心存档的服务对象
总结：
1.已经有工作经历的人员不可以存放
2.已在国外结束课程的人员不可以存放
3.档案只能转存，个人保管不可以存放
国内高校毕业直接赴国(境)外攻读学位的留学人员(无工作经历)
国内高校在读期间办理完毕退学手续，直接赴国(境)外攻读学位的留学人员(无工作经历)
国内高中毕业后，直接赴国(境)外攻读学位的留学人员
国家公派留学人员、赴国(境)外做博士后研究或访问学者、已在国(境)外院校结束课程的留学人员，均不在我处受理范围。
自费出国留学的学生(包含高校毕业生、高校退学学生、高中毕业生、高中退学学生)离校时，户口和档案请按有关规定和学校要求转至原户籍地的档案保管机构即人力资源公共服务机构(如：人力资源和社会保障局、人才中心、职介中心等)。档案存入上述机构后，再向我处申请办理存档手续，档案如在个人手中，需持由留学生服务中心开具的调档函至户籍所在地人才服务中心(携带身份证原件及密封学生档案，进行调档) 当日存入，当日转出。请档案在自己手中保管的学生家长尽快办理档案存入手续，避免由于档案长时间存放在个人手中所造成的各种后果。
如有疑问，请拨打户籍所在地人才服务中心电话进行咨询。
◎ 赴台陆生办理存档申请手续请查看《赴台陆生办理存档须知》：http://zwfw.cscse.edu.cn/cscse/dajz/391122/398516/index.html
02 所需材料
以下材料均需电子版，需上传清晰的pdf格式的扫描件。文件需小于1M。
1.存档人本人身份证
2.户口本首页及本人页
(盖有公安局户口专用章和住址信息的页面)
(如系集体户口无法提供首页，须上传户籍证明)
3.护照个人信息页
(赴港澳地区攻读学位的人员，提供港澳通行证个人信息页)即有照片页
4.前往留学所在国有效期内的学生签证页
(赴港澳地区攻读学位的人员，提供学生签注页)
注意：a.持电子签证入境的留学人员，请上传电子签证信，如：赴澳大利亚留学电子准签信
b.如签证已过期，除上传过期的学生签证外，还须上传有效期内的“长期居留卡”等最新有效签证材料
5.国(境)外院校录取OFFER
(非英语类“录取通知书”须经正规翻译机构/公司进行翻译，上传中文翻译件，个人翻译无效)
注意：
——“录取通知书”应包含攻读专业，攻读学位(学士、硕士或博士)、学习时间等信息;请确认您的“录取通知书”上有攻读学位信息再做翻译，以免给您造成不必要的经济损失和不便
——如录取通知书(OFFER)中无明确学习起止时间及攻读学位信息，请提供补充材料，如：赴美国留学，请上传I-20;赴澳大利亚留学，请上传COE;赴韩国留学，请上传韩英文对照的表格“标准入学合格书”等
6.已经在国(境)外就读者，除须上传上述国(境)外院校的录取通知书(OFFER)外，还须按下面情况任选其中一项上传：
——包含有效期的国(境)外院校“学生证”或“学生卡”
——如果“学生证”或“学生卡”上无证件有效期，请另上传国(境)外院校开具的“在读证明”
如果是非英语类“在读证明”须经正规翻译机构(公司)进行翻译，提供中文翻译件1份，个人翻译无效;请确认您的“在读证明”上有攻读学位信息再做翻译，以免给您造成不必要的经济损失和不便。
7.国内高中毕业生毕业后直接出国(境)就读者，需上传 “高中毕业证书(盖章页)”
03 注意事项
1.请本人及时查看邮件和短信通知
2.从2015年8月起，根据中组部“组通字【2015】33号”文《中共中央组织部关于做好高校毕业生党员组织关系管理工作的通知》中的规定，我处不接收党员组织关系，但党员材料(如入党志愿书、转正申请书、自传等)应在人事档案中
3.邮寄档案时，请将“调档通知单”的下联沿虚线剪下，贴于密封的档案袋封面一同寄送，否则我处将予以退回
04 存放流程
01 登入注册
首先登入:http://zwfw.cscse.edu.cn，如还未注册账号，请按照指引先注册账号登录，登录后点击【留学存档】版块，点击“在线申请”，此版块还有申请条件和材料准备，请务必提前了解清楚。
02 准备前文提及的所需材料
03 申请存入
选择【档案存入申请]】点击”立即办理”，记得出国留学前是选择档案存入由请，留学回国后是选档案转出申请，大家千万不要选错!
04 信息填写
勾选”出国(境) 存档”，准确无误后填写信息并上传相关材料，填写完毕，提交申请等待审核即可注: 这里一定要填写清楚，因为留服会根据你填写的名称给你调档通知单。
05 完成调档
审核通过后打印调档通知单/提档函，拿着通知单去目前存放你档案的单位，单位就会把你的档案寄出给到留服中心。
